司法書士事務所にかかってくる電話対応が難しい事情

開業の時、地域の人に、事務所を知ってもらう手段として、市役所や郵便局の封筒に、広告を出していた話は書きました。

反響がどの程度だったか、記録も記憶もないのですが、一番の問題は、事務所に問い合わせの電話があっても、私がいないと対応できない。「なんか電話がかかってきたけど、答えられないので切られた」みたいな話が、たくさんあったことです。

「広告を出す」という方法は、勤めていた事務所ではなかったことなので、どういう過程を踏んでお仕事が入ってくるのか、というイメージができていなかった。マニュアルを作ったのは、３年目。３人態勢になった後です。

司法書士に限らず、他の業界でも同じで、「ホームページは作られたほうがいいです」という話は、エンドユーザーを対象にお仕事されている方に、聞かれたらお話ししますが、「かかってくる電話に対応できるのが、社長しかいない」となると、ひとり親方の世界で行き止まり。

今のウチの事務所では、いろいろと工夫を重ねて、最初にかかってきた電話には、私は出ないようにしています。

「司法書士に話を聞いてから、相談したい」という電話は、時々あるのですが、電話を取ったスタッフが、前さばきをしています。

電話対応、とても難しいです。まずは、営業なのかどうかの選別。司法書士業務なのかどうかの見極め。費用を聞かれたら、ある程度の内容を把握しないといけない。かといって、聞き過ぎると、延々と話をされる方もおられます。電話でのご相談はお受けしていません。

「電話対応」に限っても、司法書士の事務所作りというのは、奥が深くて、面白いものでもあります。