数年ぶりのご連絡も続きます

最近の不思議な流れの中で、「４年ぶり」「５年ぶり」のご連絡。さらには「１０年ぶり」のご連絡もあります。

メールでご連絡いただいて、すっぽりと元のメールのフォルダに入ると、すぐにご確認できます。過去の依頼者の方も「あ」「か」「さ」「た」「な」順のフォルダに、氏名ごとのメールフォルダを残しています。

問題は、電話でご連絡いただいくケース。

スタッフには、「フルネームで確認」「自分自身がどなたか把握できてから取り次ぎ」をお願いしていますが、「ちょっと前に」と言われても、それが１～２か月前を意味することもあれば、「２～３年前」のこともあります。

『受付管理』のシステムに、氏名・電話番号を登録するようになったのは、最近。

いかにして検索できるようにしておけるか、というのは、事務所運営上の課題で、例えば、歯医者なんかが、患者１人ずつに「診察券番号」を振って管理する意味も、今になって分かることです。