事務所経営論

2018年5月19日 (土)

「法務局の近く」より優先すること

Sakai今週は毎日、事務所の誰かが堺東に通って、法務局に、登記関係書類の提出~回収の作業をしていました。来週月曜日にも行く用事が2つあります。

なので、「いっそのこと堺東に事務所があれば便利なのに」と、ついつい考えてしまいました。

事務所を開業する時、堺市の司法書士事務所の分布図を作成しました。
堺市の地図上に、司法書士の住所がある場所に印を付けていきます。

すると、びっくりする位の割合で、司法書士が堺東に固まっていることが分かりました。堺市の場合、堺東に法務局・市役所・裁判所が固まっているので、それはそれで合理的な理由があります。

だから私は、堺東を避けて、三国ヶ丘に事務所を置くことにしました。
法務局の近くよりも、「お客様に便利な場所、自分たちが移動するのに便利な場所」。

堺東には電車でひと駅。雨でない限り自転車です。
自転車で15分程度で行けるので、いい運動(堺東→三国ヶ丘は上り坂)にもなります。

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2018年4月28日 (土)

「ここに居るだけで心地良い」感覚

300428ドライブレコーダーの電池が切れたので、ディーラーさんに駆け込み。

飲み物のメニューあり、アロマの香りあり。マンションのモデルルームや、住宅展示場と同じような雰囲気を感じます。それを醸し出しているのは、お金をかけて作られた空間であると共に、働かれている方の気持ちです。

「ここに居るだけで心地良い」。
もっと言うと、「ここに居るだけで特別感を味わえる」。

お客の立場に立つと、大事にしてもらえると嬉しいし、大事にしてもらいたいと思うもの。

司法書士もサービス業。
果たして、同じような気持ちで接することができているだろうか。

「今、他のことやってるのになぁ」とか、「今日は予定が立て込んでいるのになぁ」とか、そういうことが目の前に居られるお客様に伝わると、がっかりさせるのだろうなと、自分の日常を振り返らせてもらえる時間でした。

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2018年4月 7日 (土)

お店や会社の掃除と経営状態の関係

300407土曜日で来客もなかったので、玄関のタイルを掃除。

専用のブラシでこすって、水で流すだけですが、ガラスのコーティングをしてもらっているので、簡単にきれいになります。きれいになると、純粋に気持ちがいいです。

何度も書いていることですが、私はひとつの仮説を持って、物事を眺めています。

お店でも会社でも家庭でも、「経営がうまくいっている場所は、掃除が出来ている」ということ。

しかし、「掃除をすればうまくいく」という単純なことではなく、細かいことに気付けるか気付けないかの違い。気持ちの余裕があるかどうかで、自然と結果が分かれていく、ということではないかと思っています。

そんなことで、私自身は、「ついつい後回し」にならないよう、意識して事務所の掃除をするようにしていて、掃除をしておくのが自然だと思えるような精神状態を保てるように、という思いでいます。

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2018年3月25日 (日)

春の日差しが入るようになった

300325冬の間は直接入ってこない西日が、事務所の中に入るようになりました。

うちの事務所は、冬でも暖かくしていて、温度計のある2階は23℃~24℃ぐらいになっています。1階にガスファンヒーターと加湿器を置いていますが、熱は上に上がってくるので、1階は少し気温は低いです。

こないだは、お客様に「ここの事務所はビニールハウスみたい」と言われました。

気密性が高いのもありますが、ガラスの部分を意図的に多くしています。

ジャンパーを羽織らないと寒かったり、ひざ掛けの毛布を欠かせない事務所もあると思いますが、お客様にも快適だと思ってもらいたいし、自分たちにとっても快適な空間でありたい、です。

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2018年2月17日 (土)

「先生も営業に行かれるのですか?」

Panfu「先生も営業に行かれるのですか?」の他、「こうやって営業したらいいよ」と言ってくれる方もおられます。

ところが、私は、世間一般で思われているような営業活動をしたことがなくて、お酒のお付き合いもしなければ、「年末年始のご挨拶」も行かない(行けない)。

例えばご紹介してもらっても、「別にあなたに頼みたくないんだけどね」という空気を感じ取る時が嫌。「頼んであげるよ」という関係も嫌です。「頼むけど紹介料ちょうだい」もお断り。

自然な姿勢で接して、それでも頼んで下さる方のお仕事をさせてもらうのが理想。私のことが嫌な人は、自然と離れられていくでしょう。とはいえ、慢心が禁物であることも分かっています。

だから、せめて毎日ブログを書くくらいのことはやろう。
それで仕事がなくなったら仕方がない。それくらいはできるでしょう。

心掛けはそれだけではないのですが、ブログはそんな思いで続けています。

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2017年12月24日 (日)

違った価値観・立場・経験を受け入れる

20171224_312月18日の日経新聞「ダイバーシティ進化論」に、ライフネット生命出口治明さんの文章が出ていました。タイトルは、「相次いだ企業不祥事 同質組織から脱却を」です。

以下引用します。
「仕事がすべてではないと認識してこそ人は、職場において信念に基づく言動を貫く勇気を持てる。過剰に上司の顔色をうかがう必要も、組織の慣習を部下に押し付ける必要もなくなる。結果、自分なりのやり方で効率的に成果を上げることに集中できるようになる。」(以上引用です)

私自身、事務所を開業してからしばらくは、「仕事の中に人生がある」と思っていました。また、事務所のメンバーにも、自分と同じやり方で仕事をすることを望んでいました。まさしく「押し付け」です。

今でも「全てを仕事のために」の根本は変わりませんが、違った価値観、立場、人生経験を持つ人と一緒に働く中で、自分の考え方が全てではないことに気付きました。また、「ちょっとそれは違うんじゃない?」と意見を言ってもらえる環境が、組織を作る上でどれだけ大事かも分かりました。

我々のような小さな組織は、大きな会社以上にトップの軌道修正の機会と能力が必要なので、そのためにも、自分でいろんな経験をしたり、違う考えを受け入れられる幅が求められます。


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2017年12月 9日 (土)

司法書士の広告宣伝の目的とは

201712092新しいタウンページが届いていました。
「堺市くらしのガイドブック」と共に、残念ながら、届いた時にしか目にしないものになっています。

私の事務所も、過去には長い間タウンページに広告を出していて、カラーにしたり、サイズを大きくしたり、営業の方の提案を真に受けて、お金を使っていたものです。

「もう止める」と決めて打ち合わせに望んでも、広告を止めると仕事が止まるような気がして、やっぱり出してしまったり。しかし、タウンページだけで月「うん万円」使っていたのが、今年は、年間の広告宣伝費で14万円程です。

広告宣伝の目的は「仕事を集める」ことでなく、「いいお付き合いができるお客様と出会う」こと。

そのためには、お金を使わないといけない広告宣伝より、お金がかからない広告宣伝が大事だと分かったので、現時点では、「広告の勧誘の電話は全て断る」は、事務所のメンバーにも徹底しています。

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2017年11月 3日 (金)

事務所看板のタイマー設定

20171103いつもより早い時間に事務所を出ると、事務所の看板の電灯が消えていることに気付きました。

事務所の中で、タイマーで、「ON」と「OFF」の時間を設定できるようになっているのですが、日の入りが遅い夏仕様のまま放置されていた結果…。

よく「お客様目線で」とかいいますが、気を配らないと、こんな些細なところでも欠落してしまうものです。

さて、今日は事務仕事。
・見積書の作成や登記関係書類の印字
・会社設立の概要を、お客様と税理士さんで共有できるよう「まとめ」
・リーガルサポートには、10月締めの定期報告の送信
・レターパックで完了書類が戻ってきた案件は、請求書のご用意
・月曜日の登記申請の準備

午前中は、電車で事務所に行って、車で自宅に。午後からは、徒歩で往復。

久しぶりに歩いてみると、あちこちに建築中の建物。収益物件が建てられているのが目につきましたが、自分の足で歩いて、こんな変化を肌で感じることも重要です。

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2017年10月29日 (日)

成年後見のファイルは「その他」から変更

20171028_2業務の種類ごとに分けていた、事件ファイルの色。

管理の都合上、事務所の中では大事なことなのですが、「その他」の分類である『黄色』ばかりが増えていて、分かりづらくなっていた話は以前にも書きました。

思い切って、今まで「その他」の部類だった成年後見関係は『紫色』に。進行中の案件も含めて、入れ替えました。

申立の準備段階で中断・中止になった事案もありますが、成年後見の管理番号は『32』まできました。終了になった案件、準備中の案件は除外して、現在就任中なのは9件です。

とはいえ、増やそうとして増えてきたわけでなく、ニーズにお応えしているうちに、自然と増えてきたもの。一方、一時は多かった債務整理、その中でも、和解待ちの過払い案件は、ゼロになっています。

「駅前で来店型」という事務所形態なので、その時その時の時代の流れというか、自分たちでコントロールできないこと、ニーズの変化は身近に感じます。求められていることがあれば、逆らわずにやっていくこと、と思います。

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2017年10月21日 (土)

「面談予約専用ダイヤル」

20171021_2電話の話。昨日の続きにもなりますが、私の事務所では、「0120」で始まるフリーダイヤルも使っています。

元々は、敷居が低くなるように。
本音ではご依頼を増やすきっかけにできるように、という動機でしたが、長い間、電話でもある程度のご質問にお答えするようにしていました。

当然、「ちょっと聞いてみただけ」という電話も混じってしまうので、最近では『面談予約専用ダイヤル』という表示にして、「事務所にご相談に来て下さる方を対象に。予約をされる際に使って下さい」という意味合いにしています。

初めて電話を掛けて下さる方にとっても、「この番号に掛けると、予約の電話だと分かってもらえるんだ」という安心感を持ってもらえるでしょうし、事務所にとっても、「ご相談希望の方だ」と分かりやすくなっています。

電話が鳴る回数は減りましたが、まずは「来所のご予約から」というハードルを設けさせてもらうことで、電話対応に対する労力と、受任の関係はちょうどいい感じになっています。

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