事務所経営論

2017年10月21日 (土)

「面談予約専用ダイヤル」

20171021_2電話の話。昨日の続きにもなりますが、私の事務所では、「0120」で始まるフリーダイヤルも使っています。

元々は、敷居が低くなるように。
本音ではご依頼を増やすきっかけにできるように、という動機でしたが、長い間、電話でもある程度のご質問にお答えするようにしていました。

当然、「ちょっと聞いてみただけ」という電話も混じってしまうので、最近では『面談予約専用ダイヤル』という表示にして、「事務所にご相談に来て下さる方を対象に。予約をされる際に使って下さい」という意味合いにしています。

初めて電話を掛けて下さる方にとっても、「この番号に掛けると、予約の電話だと分かってもらえるんだ」という安心感を持ってもらえるでしょうし、事務所にとっても、「ご相談希望の方だ」と分かりやすくなっています。

電話が鳴る回数は減りましたが、まずは「来所のご予約から」というハードルを設けさせてもらうことで、電話対応に対する労力と、受任の関係はちょうどいい感じになっています。

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2017年8月 6日 (日)

今年の夏季休暇の予定

Kanban今年の夏季休暇は、8月11日(金・祝)から16日(水)までの予定。その間、事務仕事はしても、接客の予定は入れません。

といっても、月・火・水は金融機関も法務局も普通に開いているので、何かあっても動けるようにと、旅行の予定は前半に入れました。

本音では、日をずらして休めば旅行代も安いし・・・というところですが、周りにご迷惑をかけるかもしれないことを考えると、休んでいる人が多い時に休むのが気楽です。

「お盆までに」と進めている案件は複数あって、法務局に「登記申請中」のまま休みに入ると、心のどこかで気になったまま・・・ということになりますが、残り4日間。ゆっくり休むためにも働きます。

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2017年7月23日 (日)

仕事から離れられる時間

20170723保留中の案件の書類の島。
まだ、正式に着手していない案件です。

1件ごとに、クリアファイルに挟んでいますが、そこそこの分量になっています。

進行中の案件でも、いろいろなことを抱えていて、日々どうやったらこの仕事に向かい合えるんだろう?と考えるのですが、そのためには、週末は少しでも、仕事から離れられる時間を作る。意識して作る。

今朝も明け方目が覚めた時、「今日休みだ」と気付くと、ああよかった~と思ってしまうのですが、仕事だけをしていると、その中でしか物事考えられなくなるのです。

ご飯を食べに出たり、本を読んだり。夕食には広島風のお好み焼きを作ります。少しだけ仕事を離れて、心身の状態を整えて、また明日から日常に戻ります。

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2017年5月27日 (土)

事務所は当たり前にきれいな状態で

20170527土曜日の今日は、午前中に新規のご相談2件。1件はそのまま受任、1件は引き続きのご相談に。

人の出入りがなくなるタイミングを見計らって、玄関の掃除。

年末に、タイルにガラスのコーティングをしてもらったおかげで、さっとこすって、さっと水を流すことで、汚れが飛ぶようになりました。水分がタイルに吸収されないので、後は自然乾燥。

同じくコーティングをしてもらった玄関扉のノブは、毎日拭き掃除しています。

そんなに大勢の人が出入りしているわけではないのに、毎朝出勤する時には、前日に付いた指紋がベタベタ。だから、電車の吊り革とか手すりとか、私には触れません。

掃除をするからきれいなのですが、見た目には、いつも当たり前にきれいな状態に。事務所はお客様に来ていただく場なので、そうありたいと心掛けています。

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2017年4月30日 (日)

「やることがなくなる」ことはない現実

20170430来週は2営業日のみ。
体力的にも精神的にも余裕があるので、昨日今日は、ほぼ事務所の中に籠っていました。

天気が良かったので、時の流れも緩やかに感じます。

誰も来ない(はず)と思い、ズボンの着替えを持って来て、部屋着で仕事していました。

目の前のお仕事は落ち着いていますが、どこまでいっても「やることがなくなること」はない。それが自由業であり、専門職である司法書士としての時間の感覚です。

しかし、それだけの労力を費やす価値のある職業だと思っています。

脇に避けられて、窓枠のところにも積み上げられた書籍。
書類や書籍の整理もこの機会に。

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2017年4月29日 (土)

ベッドカバーから伝わる組織のセンス

20170429_2ベッドカバーの話は司法書士業務に関係ありませんが、最後は無理やり結びつけます。
4月24日の日経夕刊に、「出張快適 ホテル選び術」「シーツは白・立地は駅近」という記事がありました。記事から引用します。

「シーツやタオルなどリネン類の色が無地の白だと汚れをごまかせないため、掃除が行き届いている可能性大」「ベッドの上にカバーと布団を兼ねた羽毛布団があけてある『デュベスタイル』なら肌に当たる部分が常に清潔」(いずれも記事の表現のまま)

私の中にも、宿泊先のホテルを選ぶ時、ベッドカバーをチェックする習慣があります。

汚れの問題はともかくとして、赤の花柄カバーだったりすると、もうそれだけで「一昔前の施設だな」ということでNG。たかがベッドカバーですが、ホテルのセンスが伝わってしまいます。

司法書士事務所でも、「センス」と「見た目」のポイントはあります。「この司法書士は遅れてるな~」とならないためには、まずは内面からです。

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2017年4月 9日 (日)

事務所内をスリッパ履きにする理由

20170409事務所で使っているスリッパを新調。
ユニクロのスリッパのクッションがちょうど良くて、ずっと使っています。

先日の『カンブリア宮殿』の中で「ひふみ投信」の藤野英人さんが、「こんな会社は成長しない」で、「社内がスリッパ履きの会社」を挙げられてました。

「公私混同なんです。家のように過ごしたい気持ち。靴を脱いだり、サンダルにするのは自宅と同じということ。そういう姿勢が見えてくる」と。いわゆる『スリッパの法則』ですね。

お客様にとってはスリッパへの履き替えは面倒で、その意味では申し訳ないと思うことがありますが、自分たちの都合で考えると、仕事中にずっと革靴で過ごすのと比べると、疲れ方は全然違います。

足元くらいリラックスして、自宅にいるのと同じように気を遣わず。小規模な組織だからこそ、そういう路線でいけるのかもしれませんが。

ちなみに、履き替えのスペースで、一時的でも、土足ゾーンとスリッパゾーンが被る会社さんもありますが、ウチは完全に別。受付のカウンターまでは土足で進めます。

土足ゾーンと区切ることで、備品の汚れ方も違うし、きれいな空間で身を置けることで、気持ちの持ち方も違ってきます。

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2017年1月27日 (金)

司法書士会への業務報告のついでに

Dsc_64231年に一度、1月末までに司法書士会への提出が義務付けられている、前年分の「業務報告書」。業務の種類ごとの集計ができたので、司法書士会に提出しました。

事務所独自に集計している「相続・名義変更の取扱い実績」のページも更新。
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・相続や遺産分割による名義変更 40件
・その他名義変更 25件
・その他相続手続き 24件
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一昨年とは、ほぼ変わらない件数です。

依頼者の方に、各事務所の取り扱いの状況が見えると、「ここの事務所は相続が多い」「ここの事務所は債務整理が多い」と、事務所選びをしてもらう時の参考資料になります。

「多ければいい」というものでもないですが、専門職の世界。一定の量がないと、質を保つのも難しいのが現実です。

もっとも、「相談だけ」「問い合わせだけ」の件数は、カウントしていません。
「相談件数 何百件!」と表示すると、大きく見せることはできますが、事務所のノウハウは、業務としてお受けして、ひとつひとつ解決していく中で蓄積されていくものです。

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2016年11月19日 (土)

屋号を個人名のままにする理由

Jimusyo司法書士事務所にもいろんな屋号を付けられる時代ですが、うちは「吉田」という個人名のままできました。

司法書士が複数居てくれるので、例えば「三国ヶ丘司法書士事務所」とか、例えば「堺ひまわり合同司法書士事務所」とか、何か屋号を作ってもいいのかもしれませんが、今のところ変える予定はなし。『司法書士法人』にするつもりもありません。

むしろ、吉田は多い苗字なので、「司法書士吉田浩章事務所」とフルネームにしようかと言って、濃い過ぎると、周りに止められたりもしています。

地域の名前にしたとすると、事務所の規模が大きく見えるかもしれませんが、それは実態が伴ってこそ。むしろ、個人名を出さないようにすると、「誰」がやっているのか分かりづらくなります。

誰がやっているのか、どんな事務所なのか。
事務所による違い。一番の個性は、そこに在籍する司法書士の存在であって、見分けるための要素は司法書士の名前なので、「三国ヶ丘司法書士事務所」とするよりも、「誰が」を伝えることが大事である、というところです。

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2016年10月28日 (金)

同じ「モノ」なら安いほうがいいのは当然でも

Dsc_5699今日の来客は、打ち合わせ1件。
新規のご相談が1件。

「費用がもっと安い事務所はないですか」と問われたので、「あるかもしれないので、調べてみられたらどうですか」とお答えしました。

しかし、難しいことは、サービス業である司法書士が提供しているのは「モノ」ではないので、提供されているサービスがどこでも同じと限らないこと。同じ「モノ」を売っているのであれば、当然安いほうがいいでしょうけど、そうではありません。

そんなこともお話ししていましたが、事務所による違い。

同じ業界にいても分からないことなので、素人の方が見抜くのは難しいことだと思いますが、「こんな事務所です」を伝えることは、どれだけやってもこれで十分、ということはないところ。

但し、自画自賛の言葉をどこまで信用できるかという問題と、他の事務所を批判しないと語れないような特徴には気を付けましょう、です。

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