事務所経営論

2019年4月21日 (日)

10連休の予定・・・

Kanban2

10連休の予定。

旅行の予定を入れている以外は何も決めていませんが、せっかくの機会なので、完全に休んでしまおうか。もしくは、みんな(司法書士業界)が休むのであれば、2日くらい事務所を開けてもいいんじゃないか、と考えたりもします。

今のところ、土曜日の午前中だけ解放している「休日相談」は、今月は「なし」。

実際には、仕事の予定は入れていましたが、事務仕事が追いついていないので、表向きは「予定を入れない」ということにしていました。

振り返ってみれば、1月5日に被後見人さんが亡くなられて、そこから余裕を作ることができないまま、今までやってきました。1月20日には、自宅の引越しもあったのでゆっくりする間もなく、毎週通っていた時期もある「スーパー銭湯」にも、前回いつどこに行ったのか、覚えてはいないです。

新居で過ごせるのは、土日のうち、せいぜい半日だったので、ひたすら何もせず、本でも読んで過ごせたら、というのが理想ではあります。

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2019年4月 6日 (土)

タイル清掃と加湿器の片付け

310406随分と長い間、まともな休日を作れていない気がするので、今週こそはと考えていましたが、「週末には」と宣言したお仕事と、ランチはお客様にいただいたお食事券があったので、「午前中のみ」と決めて事務所に。

そんな中で呼び出しがあって、結局は事務所に戻って片付け・掃除をして、前住居の用事をして、買い物をして帰ると夕方。「明日こそは休日に」であります。

事務所は、玄関のタイルを磨いて水を流したのと、冬の間活躍してくれた加湿器を掃除して、片付けました。

暖かくなったかと思うとまた寒くなり、そう思っていると急に暖かくなる、寒暖差の大きい気候が続いていますが、事務所は、エアコン、ガスファンヒーター、加湿器を駆使して、冬でも寒くない環境を作りました。

「お客様のため」と言う以前に、自分たちが仕事をしやすくするため、いい仕事をするためにも、それが一番です。

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2019年3月30日 (土)

3月のご依頼「まとめ」

今年から導入した受付管理システム。

お問い合わせ、ご依頼があった時点で、ひとまずシステムに内容を入力するようにしています。

3月中に、新しくお問い合わせ、ご依頼があったのは32件(但し、電話で問い合わせがあっただけで、どなたか分からない、という場合は除きます)。

うち、ホームページ経由でのご依頼6件、ご紹介でのご依頼8件、継続的なお客様からのご依頼18件。

どういう割合にしても、大きく分けて、3つのルートからご依頼をいただけるというのは理想的な形で、どれかが欠けてしまうと成り立たない。そんな環境でお仕事させてもらっています。

「0120」の番号を『面談予約専用』とした効果は顕著で、フリーダイヤルでかけて来られる方は、事務所に来ていただけるのが前提だと分かるので、スムーズにご相談に誘導できています。

時間は有限。限られた時間は、本業に使いたい。お客様との関係作りも、お会いする前から始まっているはずなので、そのことを前提に、できることを考えていきます。

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2019年2月23日 (土)

司法書士事務所の経理

310223_2今年の確定申告の期間は、2月18日から3月15日。

税理士さんにとっては大変な時期なので、売買や贈与で申告が必要となるお客様の件は、事前にお願いしていましたが、私自身のデーターは一昨日にやっと送信。

こちらも、本来は事前に引き渡ししないといけなかったことでした。

お願いできることは、外部の専門家にお願いすることで、私の事務所は本業に専念できますが、事務所の経理も、成年後見にまつわる経理も、スタッフに帳面を入力してもらって、私は事後のチェックする、というシステムにしています。

私が「毎月見る」と決めると、スタッフは月末に仕上げる習慣ができる。
スタッフから毎月書類が回ってきたら、私はチェックしないといけない。

小さな司法書士事務所の経理でも、そんな強制力を働かすシステムと、事業主である私がお金を触らない、というシステムは有効です。

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2019年2月17日 (日)

「お客様の声」は信用しない

Panfu広告手法の中で、「お客様の声を載せましょう。そうすると、反響が変わります」というのがあります。

でも、私はそういう小細工が嫌い。
お客様との関係作りは、そんな安易なものではないはずです。

ホームページや広告に載せられるのが分かっていて、自分が書いているのが知られることが分かられているのに、本音を書くとは限りません。事業者側も、悪く書かれた声を、広告に載せるはずもありません。

あるお客様が、ご紹介者のことを、素晴らしい方だと語られていました。
ご本人が目の前にいないのだから、お世辞や社交辞令を使う必要がない場面。

本当の「お客様の声」というのはそういう所、自分の知らない場所で語られるもの。そして、人から人へと語り伝えられ、広められるのが「口コミ」というやつで、本当に気にしないといけないのは、「自分が知らない場所で語られている、お客様の声」です。

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2019年2月 9日 (土)

体感的な忙しさと売上面の数字

Dsc_47281月末の時点で、事務所の中では「2月になったら予定はガラガラですね」と話をしていたところ、次々に予定が入って、今週もほぼみっちり。空き時間なしでした。

とはいえ、予定が埋まれば、忙しい気持ちになれますが、それで満足するわけにはいかなくて、一定の収益を維持しないと、事務所は成り立ちません。

また、せっかくお受けしたお仕事も、業務体勢が不十分であることでミスをしたり、遅れたりすると、最終的には、お客様にご迷惑をお掛けすることになります。

例え話ですが、役所でもお店でも、本来業務と違う話を窓口に持ち込む人に対し、事業者側がそれに親切に付き合って対応している、という光景を目にしますが、それで正当な対価を支払おうとしているお客さんを待たせる、行列を作らせる、というのであれば間違いです。

体感的な忙しさと、売上面での数字に開きがある、という現実は感じつつ、原因や解決策を考える余裕もなく、目の前のお仕事に向かい合います。

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2019年2月 2日 (土)

「受付管理システム」を導入

310202_2司法書士の専用システムで、「受付管理システム」を入れました。

電話やメールで問い合わせがあって、予約が入った時点で、名前と電話番号だけ登録。来所の日時を登録すると、グーグルカレンダーにも自動で反映されます。

グーグルアカウントは事務所で共有することで、メンバーが外にいても、予定が把握できるようにしました。

試しに、1月中に請求書を発行した方(12月に業務が終了している方を含む)、お仕事させていただいた方、新しくお約束した方をカウントすると41件になりました。

1件の中で、複数の関係者が関与されている、ということもあるので、何らかの形で関わらせてもらった方をカウントするとすると、もっと多くなります。

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2019年1月 6日 (日)

事務所の近くに引越します

Sdsc06162新年早々、自宅の引越しを予定しています。
事務所から、徒歩圏内に移動します。

私にとって、「仕事をするのに便利な環境」と「住むのに便利な環境」は違うので、今までは、平日は電車通勤で、車は事務所の駐車場に置いたまま。

金曜日に車で帰って、月曜日は車で出勤…という生活でしたが、基本的に、事務所と自宅の往復の毎日なので、昨日のような緊急出動を考えても、事務所の近くで過ごすことが、生活にも便利なんじゃないかと考えるようになりました。

事務所に近付くことで、いつでも来れるようになるので、仕事に縛られるのか、

理想としては、逆に、「事務所の近くに住むことで、プライベートの時間が増えた」という結果なのですが、やってみないと分からないところです。

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2018年12月30日 (日)

ご依頼いただくルートの割合

301230無事にニュースレター年賀状号を投函。これで年内の行事は、終了です。

ニュースレターは、新しくご依頼いただくお客様に対し、個別に「送っていいですか」と確認していこうとした時期もありますが、無理に枚数を増やそうとせず、ほぼ毎年、限られた方だけに発送しています。

お付き合いがない方からのコンタクトは、ホームページが運んで来てくれます。

タウンページ、駅の地図(案内板)を始め、広告代を支払って載せてもらう広告は、バッサリとカットしました。

無料でできるホームページの更新も進まない状況ですが、広告代を支払って仕事を増やそうとする前に、やるべきことがあると気付きました。ブログもそうです。ほぼ無料です。

正確な計算はしていませんが、継続的にご依頼いただくお客様、ご紹介でのお客様と、ホームページからたどり着いてくれたお客様から、それぞれ同じような割合でご依頼いただいて、私の事務所は成り立っています。

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2018年12月23日 (日)

「出張相談」と「相談無料」に対する考え方

301223日曜日ですが、大阪市内に出張でのご相談。

ご紹介で、相続登記のご依頼です。

ホームページ上には、出張相談の場合の日当の記載をしていますが、「ご紹介の場合は別」という部分もありますし、事務所にお越しになれる環境におられるのに、「ちょっと家まで来て欲しいはNGです」ということをお伝えしたくて、出している部分があります。

なので、ホントのところは、相談料に加えて、日当をいただくことは、ほとんどありません。

また、実際に業務をご依頼いただく場合は、「相談料は手続き報酬に含む」取扱いをしていますので、そもそも、ご相談料として単独で発生しないことが多いです。

なお、「相談無料」は、引き続き、債務整理関係だけとしています。
こちらも、ある程度のハードルを設けさせてもらい、実際に受任している案件に労力を注ぎたい、という趣旨です。

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