ホームページの相談フォームを改修

メインサイトの相談フォームを改修。都合のいい日時を指定してもらった上で、相談の申し込みをしてもらえるようにしました。

◎リンク　司法書士吉田事務所メインサイト「インターネット来所予約フォーム」　

本当であれば、病院や宿泊施設で採用されているようなシステム。オンライン上で空き状況が確認できて、一方的に予約を完結させてもらえるようなシステムが理想ですが、小さな司法書士事務所ではそこまでのシステムを導入することはできず。事務所から、折り返し、メールでお返事をさせてもらった時点で予約確定、とさせてもらいます。

引き続き、フリーダイヤル「０１２０－３９２－７８３」は、初回のご予約専用の電話番号としています。

通常の電話番号と使い分けることで、事務所側も分かりやすいですし、掛けて下さる側も、「事務所がどういう認識で電話を取っているのか」が分かるほうが、電話をしやすいはず、と考えています。

必ずしも、こちらが思っているように使ってもらえるとは限りませんし、時には、フリーダイヤルの番号宛てに営業の電話を掛けてくる業者もいますが、いずれにしても電話が掛かると、こちらの手が止められてしまうので、余計な電話を減らす、というのが目指すところです。

５～６年で変わった仕事事情

今日は、「協会けんぽ」の健康診断。
１年３６５日「規則正しく朝食を取る」私にとって、「朝食抜き」というだけで過酷でしたが、朝食を抜いて「お腹が空いた」を通り越すと、意外と身体が軽い。血圧、上が１００ってどういうことでしょう。

ところが、健康診断が終わった後、マクドナルドが目に入ってしまうと、食を求める脳に戻ることになります。

健康診断の会場は「堺市産業振興センター」で、５～６年前に、事務所で無料相談会を開催した場所です。
あれはあれでいい経験ですが、休日を潰して相談会をして、告知する広告に経費を使って、何をしていたんだろうかと、今となっては思います。

事務所の移転を決めたのは、相談会をして、バタバタしていた最中です。

その後、事務所を移転したことがいい方向に、状況は変わりました。タウンページも含めて、広告代が必要な広告は取り止め。

「やることがなくならない」現状に向かい合うのも大変ですが、当時のことを考えると、それもありがたいことと思って、お仕事させてもらっています。

１０月以降の「手続き費用一覧」を更新

１０月１日以降用の「手続き費用一覧（全て税込）」をアップしました。主だった変更点は、

・相談料は３０分２，１６０円→２，５００円としました。実質値上げとなりますが、業務をご依頼いただく方にはご請求していませんし、区切りのいい料金で。「有料だけど、ここに聞いてみよう」と言ってもらえる事務所を目指します。

・抵当権抹消登記の費用。金融機関から受け取られた抹消書類を、事務所までお届けいただけるかどうか、によって差を設けました。

「事務所までお届けいただける場合」は、１社あたり１６，５００円。売買に付随する場合（事前に司法書士が金融機関とコンタクトを取り、書類が揃っているかの確認が必要）や、司法書士が金融機関の窓口に出向く必要がある場合は、２２，０００円としています。

・任意整理の費用は、１社のみの場合３３，０００円。２社目以降は、１社あたり２２，０００円としました。

費用は「高い・安い」以前に、「明確かどうか」が大事と考えています。費用の値切り交渉とか、「紹介するからお礼を頂戴（バックマージンと呼ばれます）」の世界からは、限りなく離れたところに身を置きたいです。

◎リンク　司法書士吉田事務所メインサイト　「手続き費用一覧」

「ハズレ」を選ばないための基準

旅行好きが周囲に知られると、「今まで泊まった中で、どこが一番良かったか？」と、よく聞かれます。

しかし、ホテルなのか旅館なのか。比べる基準、価格もさまざまなので、「ここが一番」というのは、なかなか難しいです。

例えばの話、７月に行った答志島「中村屋」は、２食込１万円台でしたが、海鮮の食事。特に刺身の盛り合わせは、今までの中で最高のレベルでした。「わざわざ」でも、また行きたい。ところが、離島の宿ですから、「豪華な設備」を目的にする場合は対象外です。

いずれにしても、「ハズレ」を選ばないように、見極める目は養えるようになってきました。

ホームページを見れば、大体分かります。良いように見せ過ぎていて、「やられたな」ということもありますが、そんな時は、「値段が安い」ということに疑問を持つべきだった、というのがオチ。

とはいえ、高いから良い、安いからダメだと限らないのがサービス業。値段も含めて、中身を見極めて選びましょうは、司法書士業界でも同じです。

送りつける情報の限界

夏季休暇前の一日。電話も少なくて、来客も訪問もなし。何とか無事に、夏季休暇に滑り込めます。

明日から６日間のお休み。事務所の電話は取りません。

業務のご依頼を受けているお客様は、吉田事務所のＬＩＮＥ＠をご利用ください。ＩＤは「＠ｙ５７５５」です。

事務所のＬＩＮＥは、長い間「試用中」。

ＬＩＮＥは便利ですが、時間を問わずに連絡して来られるデメリットは、確実に存在します。本来、対価をいただいて情報を提供すべきところ、軽い気持ちで連絡ができて、私も答えてしまう。継続的にご依頼いただいているお客様はそれでいいのですが、「今日は休みですよ」「今、何時ですか？」と言いたくなることもあります。

また、ＬＩＮＥ＠を使った、一方的に流す「情報提供」も難しいです。

参考までに同業者である司法書士。有名なところでは、「弁護士ドットコム」の登録もしていますが、求めていないタイミングで送られると、読まない。弁護士ドットコムは、タメになる記事が書かれていると思うのですが、送りつけられる情報には限界があります。

忘れていた今年の開業記念日

今年は完全に忘れていた、事務所の開業記念日。
平成１４年７月１日の開業で、今年で１７年経過。１８年目に。

それと、今の事務所で営業を始めたのが平成２６年７月２８日。５年経過で６年目に入りました（写真は、引越し前日の１９時時点の様子）。

古い記憶は薄れていくばかりですが、振り返ると、５年前、今の事務所に引越ししたことが本当に大きかったです。

慣れ親しんだビルを離れる大冒険でしたが、１階に下りて、文字通り地に足をつけて、仕事をすることができるようになった。環境を変えることで、こんなにワクワクできるようになるのかと、そんな感覚も経験しました。

５年前、「これ以上事務所は大きくならない」というマイナスの自信がありました。だから、「自己所有で落ち着こう」という選択でしたが、書類はどんどん増えていき、書類が納められたコピー用紙の箱であるとか、事件ファイルのバインダーが、本来は通路だった部分に積み重なったりしています。

「住宅ローンアドバイザー」の登録

「住宅ローンアドバイザー」の更新時期を逃してしまったことに気付きました。ホームページに記載していた「保有資格」からも抹消。「家に帰って見よう」と、更新の案内とテキストを、色付きのビニールに入れてしまったのが間違いでした。

しかし、その後で、自分自身が住宅ローンを組むことになるとは、思ってもいません。

住宅ローンを組む時、いろいろな決め事をする必要がありますが、ほんの一週間程度の期間に、さまざまな決断を求められます。基礎知識があるつもりでも、それだけでは１００％の回答を出すことができなくて、税理士さんに質問しながら、最後の選択した記憶があります。

そこらへんの「最後の詰め」のことは、残念ながらテキストには書いてありませんでした。

住宅ローンがらみの相談は、私の事務所にもちょこちょこと舞い込みます。

机上で勉強して、実践して、そして自分の経験を司法書士業務でお客様に還元する。住宅ローンに限らないことですが、そういうサイクルは日頃から意識しています。

午前・午後の予定の入れ方変更

最近、予定の入れ方を変更しました。朝の９時から９時半まで、午後の１３時から１３時半までの予定表を「×」にし、原則として予定が入らないようにしています。

お客様も、約束の時間に「遅れないように」という意識を持って下さっているのは、ありがたいことですが、２０分くらい早く着かれるのは普通にあることで、そうなると、朝はまだ準備ができていない。午後は、お昼を食べている時に来られてしまう…というのは、珍しいことではありません。

昼休みは事務所全員一斉に、１２時から１３時まで取るように心掛けています。現実には、なかなか難しいことなのですが、あわよくば、食後は休憩用のイスに移動して、少しでも眠るのが理想です。昼寝をすることで、午後からの仕事の効率が上がるのは、あちこちで言われていることです。

会社員の方など、お昼しか電話を手にできない方は別として、お昼の一時間はそっとしておいて下さい（来所も電話もご遠慮下さい）は、事務所からのお願いごとです。

玄関のレイアウトを変更

玄関のレイアウトをマイナーチェンジ。自分たちの靴箱を左右逆に置き替えて、少し広く使えるようになりました。

手前には、靴を脱がずに座っていただける予備の応接スペース。ちょっとした書類の受け渡しなどには、こちらを使っています。わざわざ靴を脱いでいただくのもお手間なので。

奥には、靴を脱いで上がっていただく、メインの応接スペースがあります。ゆっくりとお話しができるよう、玄関からは見えない空間にしています。

靴を脱がずに入れるスペースには、どなたでもどうぞ（但し、セールスは不要です）。奥の応接は、お約束した方だけに入っていただくスペースです。

５月のまとめ

１０連休が入ったことで、５月の実質的な営業日は１９日でしたが、新しくご依頼、ご相談をいただいたのは２５件（電話による問い合わせのみ、はカウントしません）です。

２５件のうち、継続的にご依頼いただくお客様、複数回ご依頼いただくことになるお客様が８件。ご紹介が１０件。ホームページ経由が７件と、３つの受任経路のバランスが取れた状態でした。

また、２５件のうち、会社さんは２件。その他２３件は個人の方、というのは、私の事務所の特徴です。もっとも、「会社を経営されている個人の方」からの依頼も複数含まれています。

現在進行中の案件は、４８件です。

受付管理システムを入れたことで、受任件数と進捗が把握しやすくなりました。月に１回、１ヶ月を振り返る時間、進捗の把握と整理をする時間を作ることができれば、毎月こうやって書き残していきます。