事務所経営論

2019年6月 9日 (日)

午前・午後の予定の入れ方変更

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最近、予定の入れ方を変更しました。朝の9時から9時半まで、午後の13時から13時半までの予定表を「×」にし、原則として予定が入らないようにしています。

お客様も、約束の時間に「遅れないように」という意識を持って下さっているのは、ありがたいことですが、20分くらい早く着かれるのは普通にあることで、そうなると、朝はまだ準備ができていない。午後は、お昼を食べている時に来られてしまう…というのは、珍しいことではありません。

昼休みは事務所全員一斉に、12時から13時まで取るように心掛けています。現実には、なかなか難しいことなのですが、あわよくば、食後は休憩用のイスに移動して、少しでも眠るのが理想です。昼寝をすることで、午後からの仕事の効率が上がるのは、あちこちで言われていることです。

会社員の方など、お昼しか電話を手にできない方は別として、お昼の一時間はそっとしておいて下さい(来所も電話もご遠慮下さい)は、事務所からのお願いごとです。

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2019年6月 2日 (日)

玄関のレイアウトを変更

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玄関のレイアウトをマイナーチェンジ。自分たちの靴箱を左右逆に置き替えて、少し広く使えるようになりました。

手前には、靴を脱がずに座っていただける予備の応接スペース。ちょっとした書類の受け渡しなどには、こちらを使っています。わざわざ靴を脱いでいただくのもお手間なので。

奥には、靴を脱いで上がっていただく、メインの応接スペースがあります。ゆっくりとお話しができるよう、玄関からは見えない空間にしています。

靴を脱がずに入れるスペースには、どなたでもどうぞ(但し、セールスは不要です)。奥の応接は、お約束した方だけに入っていただくスペースです。

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2019年6月 1日 (土)

5月のまとめ

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10連休が入ったことで、5月の実質的な営業日は19日でしたが、新しくご依頼、ご相談をいただいたのは25件(電話による問い合わせのみ、はカウントしません)です。

25件のうち、継続的にご依頼いただくお客様、複数回ご依頼いただくことになるお客様が8件。ご紹介が10件。ホームページ経由が7件と、3つの受任経路のバランスが取れた状態でした。

また、25件のうち、会社さんは2件。その他23件は個人の方、というのは、私の事務所の特徴です。もっとも、「会社を経営されている個人の方」からの依頼も複数含まれています。

現在進行中の案件は、48件です。

受付管理システムを入れたことで、受任件数と進捗が把握しやすくなりました。月に1回、1ヶ月を振り返る時間、進捗の把握と整理をする時間を作ることができれば、毎月こうやって書き残していきます。

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2019年5月18日 (土)

事務所移転からもうすぐ5年

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ちょうど5年前の当事務所の姿。更地になって、少し落ち着いたところです。

10年以上賃貸でお借りしていたビルから、路面に下りて、地に足を付ける状態になりました。精神的に、随分と落ち着いた気がします。

経済的なこともそうですが、精神的な余裕がなくなると、判断を誤りやすくなります。やることが空回りして、うまくいかなくなります。依頼者のことを第一に考えないといけないのに、自分のことで精一杯になると、大事なことが見えなくなります。

だから、どっしりと落ち着いて仕事ができる環境。自分の好きな空間で、自分の好きなメンバーで仕事ができるというのは、幸せなことであり、専門職にとって、とっても重要なことです。

毎年、この時期になると、当時のことを振り返ろうと思うのですが、書こう書こうと思っているうちに過ぎてしまうので、今年こそはと書いてみることにしました。

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2019年5月11日 (土)

営業時間外の予定について

Kanban3 連休明けは4日間の営業でしたが、意外なほど普通に、日常に戻れました。

とはいえ、火曜日は夜に大阪市内。水曜日は朝から大阪市内。昨日はほぼ一日外出だったため、事務仕事は早くも詰まってきています。

感覚的な話ですが、「朝は9時」「夕方は18時」に事務所の机に座れているかどうか。

座れていなければ、営業時間外に予定が入っているということなので、それが一日二日であれば問題がなくても、積もり積もると、支障が出てくるように思います。

お客様のご都合には、可能な限り柔軟に対応させてもらっていますが、度が過ぎてしまうと、「振り回される」ことになる恐れがあるので、営業時間外の予定も、自分でコントロールして入れているのか。予定を組む中で、意識してやっていきたいところです。

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2019年4月27日 (土)

4月の業務「まとめ」

310427 4月1日の新元号発表の日。広島での定款認証・設立登記の申請からスタートしてから、追われて追われて、あっという間の1ヶ月でした。

4月中に新しくお受けしたご相談・ご依頼は、28件。

うち、ホームページ経由2件、ご紹介10件、継続的なお客様・過去にもご相談をお受けした方16件です。ほとんどが登記・相続・成年後見関係業務で、債務整理関係はゼロとなりました。

現在進行中の業務は46件。まあまあ、ずっしりとくる件数です。

連休明けにやること、「着手『要』案件」ボックスと、「連絡待ち案件」ボックスを分けて、整理しています。

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2019年4月26日 (金)

10連休を前に心のバランスを取る

Kanban2_1さて、連休前の一日。電話は少なかったですが、予定していた工程を済ますことができず、もろもろ持ち越し。

営業時間終了後にも、3つ仕事のお話があって、今、ブログを書いている時間にも、ホームページから問い合わせをいただいていますが、10連休の間、仕事のお約束は入れないことにしました。事務所の電話にも出ません。

しかし、舞台裏では、遅れていること、書類の整理、今後の準備をすることにします。

「休みなしアピール」も痛々しいですが、「休んでま~す」と言うのも、あんた、もっとやることがあるだろう、と思われかねません。

司法書士という専門職であり、自由業であり、監督兼選手であり、いろんな立場に居る私ですが、「表向きは休みとする」「裏でやることをする」ということで心のバランスを取り、10連休に入ることにします。

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2019年4月21日 (日)

10連休の予定・・・

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10連休の予定。

旅行の予定を入れている以外は何も決めていませんが、せっかくの機会なので、完全に休んでしまおうか。もしくは、みんな(司法書士業界)が休むのであれば、2日くらい事務所を開けてもいいんじゃないか、と考えたりもします。

今のところ、土曜日の午前中だけ解放している「休日相談」は、今月は「なし」。

実際には、仕事の予定は入れていましたが、事務仕事が追いついていないので、表向きは「予定を入れない」ということにしていました。

振り返ってみれば、1月5日に被後見人さんが亡くなられて、そこから余裕を作ることができないまま、今までやってきました。1月20日には、自宅の引越しもあったのでゆっくりする間もなく、毎週通っていた時期もある「スーパー銭湯」にも、前回いつどこに行ったのか、覚えてはいないです。

新居で過ごせるのは、土日のうち、せいぜい半日だったので、ひたすら何もせず、本でも読んで過ごせたら、というのが理想ではあります。

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2019年4月 6日 (土)

タイル清掃と加湿器の片付け

310406随分と長い間、まともな休日を作れていない気がするので、今週こそはと考えていましたが、「週末には」と宣言したお仕事と、ランチはお客様にいただいたお食事券があったので、「午前中のみ」と決めて事務所に。

そんな中で呼び出しがあって、結局は事務所に戻って片付け・掃除をして、前住居の用事をして、買い物をして帰ると夕方。「明日こそは休日に」であります。

事務所は、玄関のタイルを磨いて水を流したのと、冬の間活躍してくれた加湿器を掃除して、片付けました。

暖かくなったかと思うとまた寒くなり、そう思っていると急に暖かくなる、寒暖差の大きい気候が続いていますが、事務所は、エアコン、ガスファンヒーター、加湿器を駆使して、冬でも寒くない環境を作りました。

「お客様のため」と言う以前に、自分たちが仕事をしやすくするため、いい仕事をするためにも、それが一番です。

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2019年3月30日 (土)

3月のご依頼「まとめ」

今年から導入した受付管理システム。

お問い合わせ、ご依頼があった時点で、ひとまずシステムに内容を入力するようにしています。

3月中に、新しくお問い合わせ、ご依頼があったのは32件(但し、電話で問い合わせがあっただけで、どなたか分からない、という場合は除きます)。

うち、ホームページ経由でのご依頼6件、ご紹介でのご依頼8件、継続的なお客様からのご依頼18件。

どういう割合にしても、大きく分けて、3つのルートからご依頼をいただけるというのは理想的な形で、どれかが欠けてしまうと成り立たない。そんな環境でお仕事させてもらっています。

「0120」の番号を『面談予約専用』とした効果は顕著で、フリーダイヤルでかけて来られる方は、事務所に来ていただけるのが前提だと分かるので、スムーズにご相談に誘導できています。

時間は有限。限られた時間は、本業に使いたい。お客様との関係作りも、お会いする前から始まっているはずなので、そのことを前提に、できることを考えていきます。

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